Una volta che ha inviato la prenotazione, procediamo alla verifica della disponibilita’ e prenotazione di tutti i servizi indicati nel programma di viaggio.
Per l’acquisto dei biglietti ferroviari, le ferrovie aprono le vendite in media 45 giorni prima della partenza del treno. Prima e’ istituita una sorta di lista di attesa. Prenotare con anticipo e’ essenziale per avere alta probabilita’ che l’acquisto abbia successo una volta che le ferrovie aprono le vendite e si passa dalla lista di attesa all’acquisto effettivo.
Il limite dei 45 giorni e’ a scalare lungo il percorso. Intendiamo che se, ad esempio, hai prenotato la tratta Mosca-Irkutsk-Pechino, le ferrovie aprono l’acquisto dei biglietti 45 giorni prima la tua partenza da Mosca e 45 giorni prima la tua partenza da Irkutsk (ossia 4 giorni dopo l’apertura dell’acquisto dei biglietti da Mosca a Irkutsk).
Inoltre le ferrovie riducono il limite dei 45 giorni (ossia lo portano ad esempio a 30 giorni) per ottimizzare le vendite dei biglietti qualora si prenoti una tratta inferiore alla massima per un treno. Ad esempio il treno 4 parte da Mosca e arriva a Pechino. Se si desidera prenotare un biglietto da Ulan Bator a Pechino su quel treno, le ferrovie aspettano di vendere il maggior numero di biglietti possibili per tutta la tratta e poi aprono le vendite per tratte inferiori (lo scopo delle ferrovie e’ quello di avere il treno al completo).
Per questi motivi, in anni di esperienze e ottimizzazioni, abbiamo istituito la procedura che le descriviamo brevemente in seguito.
Fase 1 (quella che segue immediatamente la richiesta prenotazione con la compilazione del modulo di prenotazione). Cerchiamo di acquistare tutti i servizi che riteniamo critici ossia
(1) la cui non disponibilita’ potrebbe modificare in modo significativo il viaggio, specialmente per le date di partenza e fine o
(2) che sono in generale scarsamente disponibili
Ci riferiamo in particolare ai seguenti servizi (se presenti nell’itinerario):
(1) tutti i servizi a terra (trasferimenti in auto, alloggi)
(2) i biglietti San Pietroburgo-Mosca, treno 24 Ulan Bator-Pechino, tutti i biglietti ferroviari da est a ovest
La durata di questa fase dipende da diversi fattori, tra cui quelli indicati sulle regole di apertura degli acquisti dei biglietti ferroviari e dalla data di partenza del vostro viaggio. Vi invieremo una email indicando in dettaglio quando prevediamo la conclusione di questa fase della prenotazione.
Possiamo inviarti i documenti necessari per avere i visti, su tua richiesta, anche prima della conclusione di questa fase.
Una volta conclusa la fase 1 ti invieremo il contratto di viaggio e chiederemo il pagamento della caparra. A questo punto iniziera’ la fase 2 che prevede la conclusione dell’acquisto per gli altri servizi. A conclusione dell’acquisto degli altri servizi, ti verra’ inviata email di conferma e richiesta del versamento del saldo.
Quanto dura questa parte della procedura?————————————————————-
La durata di questa fase e’ molto variabile. Dipende da quanto tempo prima prenoti, quali servizi prenotate, dalle conferme delle ferrovie ecc. Ti invieremo una email indicando precisamente quale e’ la nostra previsione per la conclusione di questa fase. In ogni caso organizzeremo le cose in modo che questa fase si concluda in tempo utile per te per una corretta preparazione del viaggio. Bilanceremo i passi da seguire in modo da contemperare le tua esigenze organizzative, che richiedono una conferma il prima possibile, e i vincoli oggettivi che la prenotazione del viaggio impone.
Questo significa che non sono certo di poter fare il viaggio?
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No. In 15 anni e oltre di attivita’ non e’ mai capitato che un viaggiatore non facesse il viaggio perche’ non soddisfatto della soluzione trovata. Semplicemente un viaggio strutturato ad hoc, secondo le vostre esigenze, su un territorio vastissimo e con anche 3 sistemi ferroviari coinvolti (ognuno con proprie procedure), e’ cosa molto complessa.
Anche nel caso qualche servizio non risulti disponibile, molte sono le alternative che possiamo proporre (ad esempio un treno anziche’ un altro o un alloggio anziche’ un altro). Nella maggior parte dei casi il viaggio acquistato e’ esattamente identico a quello da voi prenotato sul sito. Negli altri casi collaboreremo per trovare l’alternativa che soddisfi le vostre aspettative.
Avete comunque la nostra garanzia, riportata sul contratto di viaggio, che nel caso tutte le alternative proposte non fossero di vostro gradimento, vi rimborseremo integralmente la caparra qualora sia gia’ stata versata.
